台風の影響により停電や通行止めで営業出来なくなった場合、コチラのメールテンプレートをご利用ください

宿泊施設で安全が確保されない様な状況でしたら、いち早くご対応される事をオススメします

前回の続き記事になります。

来るべき台風14号に備え、宿泊施設でやっておきたい事・やれそうな事 https://t.co/Fgbmw250ms
— 川嶋雄司🏨ホテル・旅館等、宿泊施設のWEB販売・サイトコントローラーの管理にお困りの方へ (@maidokawashima) September 18, 2022

今回の台風14号が想像以上に大型で非常に強く、雨風の影響で九州では甚大な被害が今後予想されます。

[引用：MBC南日本放送]

#台風14号 #大分県 #由布市 #湯布院町 #湯平

上に逃げて！
下流に行かないで！
2020年豪雨より
危険な状況です！#命を守る行動を #NHK #TOS #OBS #OAB

既に土石流による地鳴り発生

山下湖方面に
逃げて！ https://t.co/9fcxZVql3w pic.twitter.com/wsdEVayhEn
— 臨時アカウント (@yunohira_kinkyu) September 18, 2022

九州の高速道路が全滅…(T_T) pic.twitter.com/xUK5hwIIx4
— 川嶋雄司🏨ホテル・旅館等、宿泊施設のWEB販売・サイトコントローラーの管理にお困りの方へ (@maidokawashima) September 18, 2022

そこで、もしも停電や通行止め等でお客様の受け入れが難しいと判断された場合の宿泊施設向けのメールテンプレートを考えてみました。

宜しかったら下記文章をコピペして自身の施設向けにアレンジしてご利用下さい。

キャンセルを促したい施設向けのメールテンプレート一例

● ●様

夜分に失礼致します。
この度は●●（施設名）にご予約をいただき誠にありがとうございます。
現在●●町内は停電が発生し、当館も全館停電中でございましてお電話が繋がらずメールにて大変失礼致します。

現在、当館からお客様へ提供いたします安心と安全のサービスがお届けできない状況でございます。

【停電の影響を受けている箇所】
・お電話
・照明
・エアコン
・水道（ポンプの停止）
・温泉（ポンプの停止）
・お食事の提供
・ネット環境

そしてニュース等で既にご存知かと存じますが、9月18日(日)頃から19日頃(月)にかけて、台風14号が九州へ上陸致しました。
これにより道路や交通機関に多大な影響が出ております。

JR九州は18日、19日の運行を始発より見合わせると発表しております。
そして自然の影響を受けやすい九州全ての高速道路が現在通行止めになっており、●県内の国道・県道も通行止めになっている箇所がございます。

現状を踏まえまして、お客様のご安全を最優先にさせていただきたいと存じます。
ご予約いただいているお客様へキャンセルをお願いしております。

ではご不明な点などございましたら、お気軽にメールにてご連絡・お問い合わせ下さいませ。
誠に申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。

　●●←（施設名）

【キャンセル料に関しまして】
台風を事由とするキャンセルにつきましては、只今キャンセル料金の免除をおこなっております。
キャンセル料金は発生致しませんので、ご連絡のほどよろしくお願い申し上げます。

[仮]ご宿泊当日のキャンセルまたはご連絡無くキャンセル・不泊となった場合には、キャンセル料金ご請求の対象となりますのであらかじめご了承下さいませ。

続き・メールのお返事がなかった場合のメールテンプレート一例

● ●様

おはようございます。
昨夜メールをお送りさせて頂きましたが、改めまして訂正させて頂きます。

現在も●●町では停電中が続いており、当館でも食材の保存が非常に難しい状況であり、本日ご宿泊分のお客様へのお食事提供が出来ない状況でございます。
キャンセル料金は発生致しませんので、お手数ではございますがご連絡のほどよろしくお願い申し上げます。

　●●←（施設名）担当：●まで（固定電話が使えない場合は個人の携帯番号でご案内を）

さいごに

以上、状況に応じて文章を変えられてください。

なお今ボクは大分県は国東市に住んでおりますが、Twitterやニュースを見ていると状況がドンドン悪化しているように感じます。（2022/09/18 PM10:00頃）
今後中国地方や近畿地方にも同様に台風の影響により被害が出る可能性はあるでしょう。

ですので台風の影響でもしも宿の営業が出来そうになく、予約されたお客様に早めに上記のような文章を送られたい場合はぜひコチラのテンプレートをご利用ください。

【追伸】

早速反応がありました！

クライアント様にもご連絡を入れたトコロ、テンプレートを使って早速お客様にお問い合わせしてくださいました。
そして先程、ボクの方で無事キャンセルの処理させて頂きました。

停電と各所通行止めの状況下でのご宿泊は中々難しいかと思われますので、早め早めにご対応頂ければと願います。 https://t.co/BIe1D5tv3s pic.twitter.com/PYGjOfaXPJ
— 川嶋雄司🏨ホテル・旅館等、宿泊施設のWEB販売・サイトコントローラーの管理にお困りの方へ (@maidokawashima) September 18, 2022

台風による当日の対応も大切ですが、ご宿泊の受け入れが難しそうな場合はお客様に早めにお伝え出来ると良いですね。
そしてどうにかこの台風が無事過ぎて、どうにか被害が最小限で収まる事を祈っております。

【川嶋雄司の独り言/記事一覧はコチラ】
https://kawashimablog.com/?cat=53

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この記事を書いた人
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川嶋雄司

代表取締役：（株）旅月

1975年生、福井県高浜町出身。21歳の時九州〜福井を自転車旅行した際、大分県湯布院町が気に入りそのまま移住。現在は大分県国東市在住。大分県を中心に山形・千葉・長野・大阪・広島・佐賀・熊本など、全国各地の旅館やホテルのネット集客のコンサル・WEB集客のサポートを展開中。特にサイトコントローラー（手間いらず.NET・ねっぱん！＋＋・TL-リンカーン）に重きを置き、現在国内外の宿泊予約サイト・自社ブッキングエンジンを使い多角販売をサポート。以前旅館で勤めていた経験を活かして宿泊施設様のお悩みや痒い所にお応えし、旅館・ホテルの売り上げUPに繋げております。