vol.2　宿の事務所が紙で埋もれている施設様へ│ペーパーレスで時短、事務所もスッキリさせよう

ホテル・旅館から少しずつ紙をなくし、効率化やランニングコストの削減を

前回の記事の続きです。
昨日紙でのやり取りは、色んな意味でコスパが悪いって事を書かせて頂きました。

「vol.1　宿の事務所が紙で埋もれている施設様へ│ペーパーレスで時短、事務所もスッキリさせよう」
https://kawashimablog.com/wp01/yufuin/?p=25877

やっぱりこれからの時代はペーパーレスにしたいですね〜っ。

【ペーパーレスとは？】
報告書などの書類を電子的にやりとりし、紙を使用しないようにすること。
情報のやりとりの効率化と、紙の節約を目的とする。

ちなみに紙の原料はパルブ、つまり「木」から作られています。
1人当たりの日本人の年間消費量は約220kg。
原料の木に置き換えてみると、新芽から約20～30年育った木を年間約4本伐採している計算になります。

こう言う事を考えると、旅館やホテルの紙を極力無くしデジタルデータ化し、スッキリとしたデスクで効率良くお仕事出来る環境の方が良いような気もします。

それに昨今、ホテルシステムの存在やサイトコントローラーも台帳代わりっぽくなり、もう紙を使わなくても大丈夫な時代なんじゃないかなって感じますね。

「予約通知のFAXが流れてないと不安だから」

それも分かります。
二重でチェックする為にって言う言い分も分からなくはありません。

が、逆にそれ（紙）に振り回されているって事もないでしょうか？
今後、顧客管理に人手をかけないようにして行く事も重要かな。

昨今インバウンドサイトなんかは変更・キャンセルが多く、特に出入りが激しいです。

この際ハイブリット型もしくはクラウド型のホテルシステムを導入し、いつでもどこでもネットに繋がったデジタルデバイスで顧客管理が出来れば、そこまで紙に時間を費やさなくても良いのではって感じます。

ペーパーレス経営の具体策はコチラ

ではどうやって、紙→ペーパーレスにしたら良いのか？

具体的な策を考えてみました。

こうなると紙を介さず、全部WEB&オンラインサービスで完結しますね。
まとめますと…

●出来るモノをペーパーレス化
●出来るモノをデジタル化
●出来るモノをクラウド化
●出来るモノをシェア化

宿泊施設でもコレを意識すると、より身軽になれるでしょうね。
なのでこれからは「当たり前な事」をまず疑ってみる事がとても大切でしょう！

“どう考えても非効率でおかしい”って言う事、宿泊業はいっぱいあるんですから…（汗）

そして「こうすれば便利かも」って言う事を積み重ねていきましょう。
それが結果スタッフのオペレーションが良くなり、結果お客様への対応もスムーズになるんじゃないかな？

さいごに

ボクが旅館・ホテルに伺った時に「なんでこんなに書類に埋もれているんだろう」って感じる事が多々あります。

すぐにとは言いませんが、紙を減らす事が出来ればもっと現場の作業効率を上げられるでしょう。

「今のやり方を疑ってみる」

ボクが最後に言いたい事。宿泊業務は拘束時間が長いです。
思考停止せず、ちょっとでも早くお仕事を切り上げていける仕組み・環境づくりを、経営者の方を含めこれからの日々のお仕事の中で心がけていけると良いでしょうね。

そうしないと人は集まりません。

昔ながらの体育会系の古いやり方は、ドンドン見直して行きましょう。
そうなると、Beds24のような管理ツールを使うと便利なのかなって感じますね。

「Beds24の記事一覧」
https://kawashimablog.com/wp01/yufuin/?cat=2255

※Beds24の事をもっと調べたい時はコチラを要チェック！
↓　↓　↓
https://co-reception.com/